"Preciso de um software de gestão." Ok, mas qual?
Entrar no Google e procurar "software de gestão" é como procurar "comida" - há milhares de opções, todas diferentes, e no fim não sabe o que escolher.
Deixa-me facilitar. Vou mostrar-te 7 tipos de software de gestão empresarial, com exemplos reais de cada um, e explicar qual faz sentido para a tua empresa.
Antes de Começar: Não São Todos Iguais
"Software de gestão" é um termo muito abrangente. É como dizer "veículo":
- Um Smart é um veículo
- Um camião TIR é um veículo
- Mas não servem para o mesmo
O mesmo com software. Todos "gerem" algo, mas cada um resolve problemas diferentes.
O truque: Identificar primeiro o problema. Depois escolher a ferramenta.
1. Software ERP (Enterprise Resource Planning)
O Que É
O "software de gestão" clássico. Integra TUDO numa empresa:
- Contabilidade
- Stocks/inventário
- Compras
- Vendas
- Produção
- Recursos humanos
- Faturação
É o sistema central que controla toda a operação.
Exemplos em Portugal
SAP Business One
- O gigante internacional
- Completo mas complexo
- Preço: €€€€ (milhares/ano)
- Para: Médias/grandes empresas
Primavera
- Líder em Portugal
- Várias versões (Standard, Professional, Enterprise)
- Preço: €€€ (centenas a milhares/ano)
- Para: PMEs a grandes empresas portuguesas
PHC
- Muito popular em Portugal
- Interface mais moderna que Primavera
- Preço: €€-€€€
- Para: PMEs portuguesas
Sage 50 / Sage X3
- Sage 50 para pequenas empresas
- X3 para maiores
- Preço: €€-€€€€
- Para: PMEs a grandes empresas
Para Quem Serve
ERPs são ideais para:
- Empresas com gestão de stocks complexa
- Produção/fabrico
- Comércio por grosso
- Empresas com muitos processos integrados
Para Quem NÃO Serve
Se é uma empresa de serviços sem stocks significativos, um ERP é:
- Demasiado complexo
- Demasiado caro
- Focado em funcionalidades que não precisa
Analogia: É como comprar um camião TIR quando precisa de uma carrinha.
2. Software de Gestão de Serviços (Field Service Management)
O Que É
Feito ESPECIFICAMENTE para empresas que prestam serviços no terreno:
- Assistência técnica
- Manutenção
- Inspeções
- Instalações
- Reparações
Foco em gestão de técnicos, serviços, e documentação.
Exemplos em Portugal
ZappService
- Feito para mercado português
- Simples e direto
- App móvel para técnicos
- Relatórios profissionais automáticos
- Preço: €€ (acessível para PMEs)
- Para: Empresas de serviços técnicos em PT
ServiceMax
- Muito completo (talvez demais)
- Internacional
- Preço: €€€€
- Para: Grandes empresas de field service
FieldOne (Microsoft)
- Integração com Microsoft
- Complexo
- Preço: €€€€
- Para: Empresas grandes já em ecossistema Microsoft
Jobber
- Popular internacionalmente
- Interface simples
- Preço: €€-€€€
- Para: Pequenas/médias empresas
Para Quem Serve
Empresas de serviços técnicos que precisam:
- Gerir técnicos no terreno
- Registar tempo e serviços
- Criar relatórios para clientes
- Controlar contratos de manutenção
- Coordenar equipas móveis
Se é o seu caso, este é o software certo. Não precisa de ERP.
Funcionalidades Típicas
- 📱 App móvel para técnicos
- 📅 Agendamento de serviços
- ⏱️ Controlo de tempo
- 📸 Captura de fotos/evidências
- 📄 Relatórios automáticos PDF
- 💰 Controlo de contratos
- 👥 Gestão de clientes
- 📊 Dashboards e KPIs
3. Software CRM (Customer Relationship Management)
O Que É
Gestão de relacionamento com clientes. Foco em:
- Contactos e histórico
- Pipeline de vendas
- Follow-ups
- Emails e comunicação
- Oportunidades comerciais
Exemplos Conhecidos
Salesforce
- O gigante global de CRM
- Muito completo (e complexo)
- Preço: €€€€
- Para: Empresas médias/grandes com equipa de vendas grande
HubSpot
- Versão gratuita disponível
- Muito bom para marketing
- Preço: Grátis a €€€
- Para: Empresas focadas em vendas/marketing digital
Pipedrive
- Simples e visual
- Pipeline de vendas intuitivo
- Preço: €€
- Para: PMEs com processos de venda estruturados
Zoho CRM
- Alternativa económica
- Muitas funcionalidades
- Preço: €-€€
- Para: PMEs que querem começar em CRM
Para Quem Serve
CRM faz sentido se:
- Equipa comercial estruturada
- Processo de vendas com várias fases
- Precisa de controlar prospects e oportunidades
- Muitos contactos/leads para gerir
Para Quem NÃO Serve
Se já tem os clientes e o foco é executar serviços (não vender), um CRM puro é excessivo.
Nota: Alguns softwares de gestão de serviços incluem funcionalidade CRM básica suficiente.
4. Software de Contabilidade e Faturação
O Que É
Foco em aspetos financeiros:
- Emissão de faturas/recibos
- Gestão de fornecedores
- Contabilidade certificada
- Comunicação com AT (Autoridade Tributária)
Exemplos em Portugal
Moloni
- Cloud, popular em Portugal
- Certificado pela AT
- Interface moderna
- Preço: €€
- Para: Qualquer empresa portuguesa
InvoiceXpress
- Pioneiro em cloud em PT
- Simples e eficaz
- Certificado pela AT
- Preço: €€
- Para: PMEs e freelancers
Sage Contabilidade
- Tradicional e robusto
- Usado por muitos contabilistas
- Preço: €€-€€€
- Para: Empresas com contabilidade mais complexa
Vendus
- Bom para retalho
- Gestão de stocks + faturação
- Preço: €€
- Para: Lojas e comércio
Para Quem Serve
TODAS as empresas precisam. É obrigatório por lei ter faturação certificada.
Como Integrar
A maioria dos softwares de gestão não substitui o software de faturação, mas exporta dados para ele.
Fluxo típico:
- Regista serviços no software de gestão
- Exporta para software de faturação
- Emite fatura certificada
- Contabilista processa
Não precisa de duplicar trabalho à mão.
5. Software de Gestão de Projetos
O Que É
Planeamento e acompanhamento de projetos:
- Tarefas e subtarefas
- Prazos
- Responsáveis
- Progresso
- Colaboração em equipa
Exemplos Populares
Monday.com
- Visual e colorido
- Muito flexível
- Preço: €€-€€€
- Para: Equipas que gerem projetos complexos
Asana
- Gestão de tarefas intuitiva
- Bom para equipas distribuídas
- Preço: Grátis a €€
- Para: Equipas de todos os tamanhos
Trello
- Sistema Kanban simples
- Visual e fácil
- Preço: Grátis a €€
- Para: Equipas pequenas com processos simples
Microsoft Project
- O clássico para gestão de projetos
- Muito completo (e complexo)
- Preço: €€€
- Para: Gestores de projeto certificados
Para Quem Serve
Se gere projetos longos com muitas fases, dependências complexas, e equipas grandes.
Para Quem NÃO Serve
Se faz serviços one-off repetitivos (tipo assistências técnicas), não precisa de software de gestão de projetos.
Precisa de gestão de serviços (ponto 2), não de projetos.
Diferença:
- Projeto: Construir um edifício (uma vez, complexo, longo)
- Serviço: Manutenção de elevadores (repetitivo, padrão)
6. Software de Gestão de Stocks/Inventário
O Que É
Controlo de existências:
- Entradas e saídas
- Níveis de stock
- Alertas de rutura
- Valorização
- Localização
Exemplos
TradeGecko (QuickBooks Commerce)
- Cloud, moderno
- Bom para e-commerce
- Preço: €€€
- Para: Comércio com gestão de stocks complexa
Odoo Inventory
- Parte do ERP Odoo
- Open source
- Preço: € a €€€ (dependente de implementação)
- Para: Empresas que querem customização
Gestão de Stocks do ERP
- Primavera, PHC, Sage têm módulos
- Integrado com contabilidade
- Preço: Parte do ERP
- Para: Quem já tem ERP
Para Quem Serve
Essencial se:
- Tem armazém
- Muitos artigos em stock
- Compra e venda de produtos físicos
- Precisa de rastreabilidade
Para Empresas de Serviços
Normalmente não precisa de software de stocks dedicado.
Pequenos consumíveis (parafusos, fitas, etc.) podem ser geridos de forma mais simples.
A não ser que venda equipamentos ou tenha stock significativo.
7. Software de Recursos Humanos (HR)
O Que É
Gestão de colaboradores:
- Dados pessoais
- Contratos
- Férias e ausências
- Avaliações de desempenho
- Processamento salarial
Exemplos em Portugal
Factorial
- Cloud, moderno
- Popular em Portugal
- Gestão de férias, ausências, documentos
- Preço: €€
- Para: PMEs que querem digitalizar RH
Sage Recursos Humanos
- Tradicional e completo
- Processamento salarial incluído
- Preço: €€€
- Para: Empresas com RH estruturado
BambooHR
- Interface excelente
- Popular internacionalmente
- Preço: €€€
- Para: Empresas médias com foco em experiência colaborador
Vaga (Portugal)
- Português, simples
- Gestão de férias e ausências
- Preço: €
- Para: PMEs portuguesas
Para Quem Serve
Se tem:
- Mais de 10 colaboradores
- Complexidade em gestão de férias/ausências
- Necessidade de documentar RH adequadamente
Para Pequenas Empresas
Com 3-5 pessoas, provavelmente Excel ainda funciona.
Acima disso, começa a fazer sentido investir em software dedicado.
Como Escolher: O Método Prático
Agora que conhece os 7 tipos, como decidir?
Passo 1: Identifique o Problema Principal
Qual a MAIOR dor de cabeça da empresa?
- Perco informação de serviços realizados → Field Service Management
- Não sei se tenho stock → Gestão de Stocks/ERP
- Perco oportunidades de venda → CRM
- Gestão de férias é caótica → RH
- Projetos atrasam constantemente → Gestão de Projetos
- Faturação é um pesadelo → Software de Contabilidade
- Tudo é confuso e desorganizado → Provavelmente ERP (se for grande) ou Field Service (se for serviços)
Passo 2: Liste Funcionalidades Essenciais
Anote as 5-10 coisas que o software TEM DE fazer.
Exemplo para empresa de serviços técnicos:
- Registar serviços no terreno via app móvel
- Gerar relatórios PDF automáticos
- Controlar contratos de manutenção
- Gerir agenda de técnicos
- Ter histórico de cliente acessível
Passo 3: Defina Orçamento
Seja realista:
- €0-50/mês: Opções limitadas, mas existem
- €50-200/mês: Boas opções para PMEs
- €200-500/mês: Soluções profissionais completas
- €500+/mês: Software enterprise, provavelmente excessivo
Passo 4: Compare 3 Opções
Não analise 20 softwares. Escolha 3 que parecem adequados e teste.
Critérios:
- ✅ Resolve o problema principal?
- ✅ Cabe no orçamento?
- ✅ É simples de usar?
- ✅ Tem suporte em português?
- ✅ Integra com ferramentas que já usa?
Passo 5: Teste Grátis
SEMPRE teste 30 dias antes de comprar.
Use em situações reais, com a equipa real. Não só o gestor.
Combinações Comuns
Raramente uma empresa usa só 1 software. Combinações típicas:
Pequena Empresa de Serviços (< 5 pessoas)
- Field Service Management (ZappService, Jobber)
- Software de Faturação (Moloni, InvoiceXpress)
Custo total: €80-150/mês
Média Empresa de Serviços (5-20 pessoas)
- Field Service Management (ZappService, ServiceMax)
- Software de Faturação (Moloni, Sage)
- CRM básico (incluído no Field Service ou HubSpot grátis)
- Software RH (Factorial, Vaga)
Custo total: €200-400/mês
Grande Empresa Multi-Serviço (20+ pessoas)
- ERP (Primavera, SAP)
- Field Service Management (integrado ou adicional)
- CRM avançado (Salesforce, Pipedrive)
- Software RH (Sage RH, BambooHR)
- Gestão Projetos (Monday, Asana)
Custo total: €1.000-5.000+/mês
Erros Comuns ao Escolher
Erro #1: Escolher Pelo Nome
"Vou usar Salesforce porque a Google usa."
A Google tem 100.000 funcionários e departamento IT gigante. Você tem 5 técnicos.
Erro #2: Escolher o Mais Barato
Software grátis ou muito barato normalmente:
- Tem limitações graves
- Sem suporte adequado
- Não cresce com a empresa
Erro #3: Escolher o Mais Completo
"Este tem 500 funcionalidades!"
Vai usar 10. Os outros 490 só complicam.
Erro #4: Não Testar com a Equipa
Se os técnicos acharem complicado, não vão usar. E software que não é usado é dinheiro deitado fora.
Erro #5: Não Verificar Integrações
Se já usa Moloni para faturação, o novo software exporta para lá?
Ou vai ter de passar dados à mão para sempre?
Recomendação por Tipo de Empresa
Empresa de Serviços Técnicos
Prioridade:
- Field Service Management (ex: ZappService)
- Software de Faturação (ex: Moloni)
- CRM básico (normalmente incluído no #1)
Comércio/Retalho
Prioridade:
- Software de Faturação + Stocks (ex: Vendus, Moloni)
- ERP se crescer (ex: Primavera, PHC)
Consultoria/Serviços Profissionais
Prioridade:
- CRM (ex: HubSpot, Pipedrive)
- Software de Faturação
- Gestão de Projetos se necessário
Produção/Indústria
Prioridade:
- ERP (ex: Primavera, SAP)
- Gestão de Stocks integrada
- Gestão de Produção
Conclusão: Não Existe "Melhor" Software
Existe o software certo para a sua empresa.
Um ERP de €10.000/ano pode ser excelente para uma fábrica e terrível para uma empresa de assistência técnica.
Passos para escolher certo:
- Identifique o problema - Qual a maior dor?
- Escolha a categoria certa - Field Service, ERP, CRM, etc.
- Compare 3 opções - Não mais
- Teste 30 dias - Em situações reais
- Decida com a equipa - Eles é que vão usar
Se é uma empresa de serviços técnicos em Portugal e precisa de gerir técnicos no terreno, registar atividades, e criar relatórios profissionais, experimente o ZappService.
30 dias grátis, feito para empresas portuguesas, suporte em português.
Porque não precisa de um "Salesforce português" ou de um "SAP mais barato".
Precisa de uma ferramenta que resolva OS SEUS problemas. Simples assim.