Era uma quinta-feira. O Rui acabava de sair do terceiro cliente do dia quando o telefone tocou. Mais uma urgência.
Enquanto conduzia, ia mentalmente a fazer contas. Três serviços já feitos, mais este... quando é que ia ter tempo para preencher tudo? Chegaria a casa às 20h, depois do jantar ainda tinha pelo menos uma hora de papelada.
Conhecem esta história? Pois. É a vida de milhares de técnicos em Portugal.
Mas aqui está o que mudou: o Rui agora simplesmente fala para o telemóvel depois de cada serviço. "Estive duas horas na Metalúrgica Sousa, mudei três rolamentos na linha de produção. Foi o engenheiro Carvalho que pediu." Quinze segundos. Feito.
A IA trata do resto.
Os Números Reais (Que Ninguém Quer Admitir)
Vou ser franca. Quando comecei a trabalhar com empresas de serviços, achava que estava a exagerar nos cálculos. Não estava.
Acompanhei durante três meses uma empresa de manutenção em Leiria. Doze técnicos. Sabem quanto tempo passavam em "papelada"? Em média, hora e meia por dia. Cada um.
Fazendo as contas simples... isso são 18 horas por dia. Por dia! É como ter dois funcionários full-time só a preencher formulários.
E o pior? Metade dessa informação estava errada ou incompleta. "Ah, esqueci-me de marcar a hora de saída." Ou então o clássico: "Fiz um servicinho rápido na volta, nem vale a pena registar."
O Problema Vai Além do Tempo
Aqui está o que descobri e que me deixou genuinamente surpresa: não é só o tempo perdido.
Os técnicos ODEIAM a parte administrativa. Literalmente. Um deles disse-me: "Estudei para arranjar máquinas, não para ser secretário." E tem razão, não tem?
Resultado? Fazem o mínimo possível. Descrições vagas. Tempos arredondados (sempre para baixo, claro). Clientes mal identificados. É um ciclo vicioso - quanto mais chato é o processo, pior é a qualidade dos dados.
Como a IA Resolve Isto (Sem Ser Magia)
Vamos lá esclarecer uma coisa. Quando falo de IA, não estou a falar de robots ou ficção científica.
É tecnologia que já existe e que funciona. Tipo o Google quando percebe o que queremos escrever mesmo com erros. Ou o Spotify quando sugere músicas. Só que aplicado a serviços técnicos.
O Processo Real, Passo a Passo
Deixem-me contar como funcionou numa empresa real em Aveiro. A TecnoClima (nome fictício, empresa real) implementou isto há seis meses.
Primeiro, nem todos os técnicos aderiram. Normal. O Carlos, 58 anos, disse logo: "Isso é para os novos, eu faço como sempre fiz."
Começámos só com três técnicos mais jovens. A ideia era simples - depois de cada serviço, gravam uma nota de voz. Como se estivessem a contar a um colega o que fizeram.
Exemplo real de uma gravação:
"Tive na Pastelaria Flor de Lis, aquela do centro comercial. O ar condicionado da sala estava a fazer barulho, era a ventoinha que estava descalibrada. Limpei os filtros já que estava lá, e deixei tudo a funcionar. Demorei uma hora e pouco, talvez hora e vinte. Ah, e usei dois filtros novos do stock."
A IA extraiu:
- Cliente: Pastelaria Flor de Lis (encontrou na base de dados)
- Local: Centro Comercial (detalhe adicional)
- Problema: Ruído no AC - ventoinha descalibrada
- Ações: Calibração + limpeza preventiva
- Duração: 80 minutos (interpretou "hora e pouco")
- Material: 2 filtros AC
Não é perfeito? Não. Às vezes a IA não percebe um nome. Ou confunde clientes parecidos. Mas acerta em 85-90% dos casos. E quando erra, o técnico corrige em segundos no telemóvel.
A Parte Que Me Impressionou
Sabem o que realmente me surpreendeu? O sistema aprende.
No início, quando o Miguel dizia "fui ao hotel", o sistema não sabia qual. Havia três clientes que eram hotéis. Mas depois de algumas correções, começou a perceber padrões. "Hotel" sozinho era sempre o Hotel Miramar. "Hotel da praia" era o Hotel Atlântico.
É como ter uma secretária que vai conhecendo os hábitos da equipa.
Implementação no Mundo Real (Com os Problemas Reais)
Vou ser honesta sobre os problemas. Porque há problemas, claro que há.
Semana 1-2: O Caos Controlado
A primeira semana foi... interessante. Os técnicos esqueciam-se de gravar. Ou gravavam mas não enviavam. Um deles gravou 20 minutos de conversa com o cliente por engano.
Tivemos de criar lembretes. Notificação no telemóvel 30 minutos depois de chegarem a um cliente: "Já registou o serviço?"
Semana 3-4: O Clique
Por volta da terceira semana, algo mudou. O Carlos (aquele que não queria saber de tecnologias) viu os colegas a sair às 18h enquanto ele ficava até às 19h30 a fazer relatórios.
Pediu para experimentar.
A primeira gravação dele foi hilariante: "Bom dia, senhora máquina. Estive a trabalhar e fiz coisas. Fim."
Obviamente não funcionou. Mas com um bocadinho de orientação, percebeu. Agora é dos que mais usa.
Mês 2: Os Ajustes Finos
Descobrimos coisas que não estávamos à espera:
- Sotaques fortes confundiam o sistema (o técnico de Bragança teve de repetir algumas gravações)
- Barulho de fundo era um problema (comprámos auriculares com micro por 15€)
- Alguns clientes tinham nomes impossíveis (padronizámos abreviações)
Os Resultados Que Importam
Após 6 meses na TecnoClima:
Tempo em administração? Desceu de 90 minutos para 20 minutos por dia, por técnico.
Mas o mais importante... a faturação subiu 12%. Porquê? Porque deixaram de "esquecer" serviços pequenos. Aqueles "já que aqui estou, vou ver isto rapidamente" agora são todos registados.
E há um efeito secundário curioso. Como é fácil registar, os técnicos começaram a registar mais detalhes. Tipo: "O compressor está a fazer um ruído estranho, convém vigiar na próxima visita."
Isto tornou-se numa base de conhecimento involuntária.
Quanto Custa Realmente?
Vamos falar de números a sério. Porque "contacte-nos para orçamento" irrita toda a gente.
Software com IA básica: 30-80€/mês por técnico
Parece muito? Façam as contas:
- Técnico ganha 1000€ líquidos (1400€ para a empresa com encargos)
- Trabalha 22 dias/mês
- Custo diário: 63€
- Custo por hora: 8€
Se poupa 1 hora por dia, são 8€ x 22 dias = 176€/mês poupados.
O software paga-se em duas semanas.
Os Custos Escondidos (Que Existem)
Sejamos honestos:
- Formação inicial: 2-3 dias de produtividade reduzida
- Resistência da equipa: 2-3 semanas de "isto era melhor antes"
- Ajustes ao sistema: 20-30 horas do responsável
- Auriculares/equipamento: 15-30€ por técnico
Total real de investimento no primeiro mês: 500-800€ por técnico.
Retorno? A partir do segundo mês já estão no positivo.
Para Quem Não Funciona
Nem tudo são rosas. Vi casos onde não resultou.
Empresa A: Tentaram implementar tudo de uma vez. 30 técnicos, 5 departamentos, processos diferentes. Foi o caos. Voltaram ao papel em 2 meses.
Empresa B: O dono comprou o software mas nunca envolveu a equipa. "Usem isto." Sem explicação, sem formação. Adivinharam o resultado.
Empresa C: Escolheram um sistema complexo demais. Tinha 50 funcionalidades, precisavam de 5. Os técnicos perderam-se e desistiram.
Como Escolher o Software Certo
Esqueçam as funcionalidades fancy. Foquem-se no essencial:
- Funciona em português de Portugal? (Não brasileiro - há diferenças que confundem)
- Percebe os termos técnicos do vosso sector?
- Integra com o que já usam? (Faturação, por exemplo)
- Tem app que funciona offline? (Nem sempre há rede)
- O suporte responde em menos de 24h?
Testem sempre. Qualquer software decente tem trial de 30 dias. Se não tem, fujam.
O Futuro (Que Já Está Aqui)
Estive numa conferência em Lisboa há dois meses. Vi coisas impressionantes.
IA que deteta problemas só pela foto. O técnico tira foto a um quadro elétrico, a IA diz: "Disjuntor 3 com sinais de sobreaquecimento."
Previsão de avarias. O sistema analisa históricos e avisa: "Compressor da Fábrica X tem 78% probabilidade de avariar nos próximos 15 dias."
Parece exagerado? A Siemens já faz isto. A Schneider também.
Em 2-3 anos, quem não tiver IA na gestão de serviços vai ser como quem hoje não tem email.
Conclusão Prática
Olhem, vou ser muito directa.
Se têm mais de 3 técnicos e ainda andam com papéis e Excel, estão a deitar dinheiro ao lixo. Todos os dias.
Não precisam do sistema mais avançado do mundo. Precisam de algo que funcione, que a equipa use, e que vos poupe tempo.
Comecem pequeno. Um técnico, uma semana de teste. Vejam os resultados. Depois decidam.
Porque no final do dia, a questão não é se a IA é perfeita. É se é melhor do que o que têm agora.
E acreditem... a fasquia não está muito alta.
Nota: Os exemplos e funcionalidades descritos baseiam-se em implementações reais de sistemas modernos de gestão, incluindo plataformas disponíveis em Portugal. Nomes de empresas foram alterados por questões de privacidade.